Pentingnya pembentukan ULP (Unit Layanan Pengadaan)

Pengadaan barang/jasa secara umum dapat didefinisikan sebagai suatu proses untuk mendapatkan barang atau jasa mulai dari kegiatan perencanaan, penentuan standar, pengembangan spesifikasi, pemilihan penyedia, negosiasi harga, manajemen kontrak, pengendalian, penyimpanan dan pelepasan barang serta fungsi-fungsi lainnya yang terkait dalam proses tersebut, untuk memenuhi kebutuhan pengguna dalam suatu organisasi. Proses ini diharapkan dapat dilakukan dengan biaya (cost) yang terbaik untuk memperoleh nilai (value) terbaik dari dana yang terbatas dengan  cara mengendalikan komponen pengadaan yaitu; kualitas, kuantitas, waktu, tempat dan harga (price).
Pengadaan merupakan fungsi yang sangat penting dalam organisasi . Pengadaan yang tidak diatur dengan baik akan dapat berpotensi untuk;
•    menjauhnya penyedia barang/jasa, karena tidak memiliki kesempatan cukup untuk dapat mengkuti pemilihan penyedia,
•    menghasilkan penyedia yang tidak tepat  akibat ketidaksesuaian target bidang usaha pemasok dengan struktur pasar,
•    tingkat persaingan yang rendah akibat persyaratan spesifikasi yang tidak sesuai ,
•    sanggahan dan tuntutan akibat ketidakmampuan untuk melakukan keputusan yang benar atau keputusan yang dibuat bukan atas dasar nilai terbaik,
•    ketidakjelasan prosedur akan menyebabkan keputusan yang dipengaruhi oleh kepentingan lain,  sehingga timbul pelanggaran terhadap peraturan yang dapat mengakibatkan denda, klaim dan terbuangnya waktu, uang, sumber daya, material dan akan menurunkan secara drastis motivasi untuk melakukan perubahan untuk perbaikan.

Pengadaan barang/jasa dalam kegiatan pembangunan di pemerintah memiliki porsi yang cukup besar, baik dilihat dari besaran porsi anggarannya atau dari banyaknya kasus pengadaan yang terjadi. Akibat dari pengadaan yang tidak diatur dengan baik sudah banyak terjadi dengan munculnya lebih dari 70% kasus pengadaan dalam kegiatan pembangunan pemerintah. Untuk itu mengingat pentingnya pengaturan yang baik dalam kegiatan pengadaan maka diperlukan suatu sistem yang dapat merubah proses pengadaan barang/jasa dari kegiatan transaksional yang hanya melihat pengadaan sebagai proses administrative dari upaya mendapatkan barang/jasa dengan beberapa pilihan kegunaan dapat dirubah menjadi suatu kegiatan strategis sebagai satu kesatuan yang utuh dan berkesinambungan dalam menjalankan fungsinya sebagai pelayan masyarakat (public service).

Peraturan Presiden Nomor 54 tahun 2010 (perpres 54/2010) tentang Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (pengganti dan Keppres 80 tahun 2003) telah mengamanatkan dibentuknya suatu unit permanen, yaitu suatu Unit Layanan Pengadaan (ULP) yang dapat berdiri sendiri atau melekat pada unit yang ada, khusus untuk melayani dan melaksanakan keseluruhan proses pengadaan barang/jasa pemerintah. Dalam pasal 130 ayat (1) Perpres 54/2010 diamanatkan bahwa Unit Layanan Pengadaan (ULP) wajib dibentuk paling lambat pada tahun anggaran 2014, namun dari sudut pandang kebutuhan pelayanan terhadap sistem dan aparatur pemerintahan dengan hasil akhir pelayanan terhadap masyarakat, pembentukan ULP dalam organisasi pemerintah baik Kementrian, Lembaga, SKPD, atau Instansi (KLDI) sudah tidak dapat ditunda lagi. Pengadaan barang/jasa harus dilakukan dengan perencanaan yang berkualitas dan proses pemilihan yang sesuai dengan prinsip dan kebijakan pengadaan yang tidak mungkin dilaksanakan oleh panitia adhoc yang masing-masing mempunyai tupoksi sendiri di instansinya. Dengan pembentukan ULP yang mandiri, para Pegawai Negeri Sipil (PNS) yang mempunyai kompetensi pengadaan dapat berkumpul dalam suatu wadah dengan tupoksi khusus dan fokus melayani pelaksanaan pengadaan barang/jasa pada K/L/D/I yang bersangkutan, tidak terganggu oleh aktifitas lainnya di luar pengadaan barang/jasa.
Proses pengadaan dapat berjalan dengan proses strategis (tidak lagi hanya transaksional) dimana ULP dapat menyediakan masukan dan panduan kepada pengguna barang/jasa dan Pejabat Pembuat Komitmen (PPK) dalam hal pencarian sumber daya (sourcing), metode pengadaan, kontrak dan manajemen resiko, pertimbangan harga dan biaya, sampai dengan manajemen persediaan dan disposal untuk semua barang atau jasa yang akan diadakan. Memberikan metodologi terbaik untuk memilih apakah akan memproduksi sendiri, swakelola (self manage), atau membeli/mengadakan melalui penyedia barang/jasa. Memberikan metodologi terbaik untuk memilih cara pemilihan penyedia dan kriteria penilaian penyedia yang sesuai dengan jenis dan kondisi yang terkait dengan barang/jasa yang akan diadakan sampai dengan mencari metode pengadaan yang dapat meminimalkan limbah dan mengarah ke pengadaan yang ramah lingkungan (Sustainable Procurement).

Kedudukan ULP yang di dalamnya terdapat beberapa kelompok kerja (pokja) mempunyai posisi yang berimbang dengan para pengguna anggaran (PA) atau bahkan lebih tinggi dari PPK, karena PA dan ULP sama-sama diangkat oleh Kepala Daerah/Pimpinan Institusi, sehingga pengambilan keputusan (terutama dalam penentuan pemenang pemilihan penyedia) dapat dilakukan secara mandiri tanpa pengaruh dari pihak lain. Begitu pula dengan bentuk ULP yang mandiri, pokja ULP tidak lagi terikat dengan atasan lain selain ketua atau struktur organisasi pada ULP sendiri, sehngga PPK dalam suatu pekerjaanpun tidak dapat ikut campur dalam proses pemilihan.
Ditambah dengan adanya Layanan Pengadaan Secara Elektronik (LPSE) yang dikeluarkan oleh Lembaga Kebijakan Pengadaan Barang/Jasa Pemerintah (LKPP), fungsi manajemen strategis ULP menjadi lebih signifikan. Disamping lebih menguatkan prinsip pengadaan (efektif, efisien, terbuka, transparan, bersaing, adil dan akuntabel), dijitalisasi proses pengadaan dengan LPSE akan memperkuat sistem manajemen pengadaan dalam suatu K/L/D/I. Basis data dari keseluruhan proses dan entitas pengadaan secara otomatis dapat terbentuk dan disimpan serta diolah sebagai masukan informasi dalam setiap tahapan proses pengadaan, mulai dari tahap awal perencanaan pengadaan, sourcing sumber daya (penyedia, barang/jasa dan pasar serta aktifitas pokja ULP sendiri), penentuan metode pemilihan, kriteria penilaian, sampai dengan administrasi kontrak serta surat menyurat dapat dilakukan oleh ULP dengan score level of service yang jauh lebih baik dari pada pengadaan yang dilakukan oleh panitia adhoc secara sendiri-sendiri dan manual.

Pada akhirnya dengan pelayanan pengadaan yang kredibel dari ULP dapat diperoleh proses pelaksanaan pengadaan yang sesuai dengan aturan, prinsip serta kebijakan pengadaan sehingga kebutuhan pengguna akan barang/jasa dapat dipenuhi sesuai dengan kebutuhannya. Barang/jasa yang sesuai dengan kebutuhan pengguna akan meningkatkan tingkat pelayanan masyarakat dan dapat memberikan perlindungan hukum untuk meminimalkan resiko bagi organisasi. Dengan pentingnya peranan dan besarnya kebutuhan akan pembentukan ULP, amanat wajib dibentuknya ULP paling lambat pada tahun anggaran 2014 dalam perpres 54 th. 2010 dapat dibaca sebagai sudah saatnya dibentuk ULP yang mandiri pada tahun ini juga… Wallohualam…
Salam Pengadaan

Heldi Yudiyatna (http://heldi.net)
Anggota Pokja ULP Kota Bogor & Instruktur Pengadaan Barang/Jasa alumni TOT LKPP

This entry was posted in Pengadaan Barang/Jasa and tagged , . Bookmark the permalink.

5 Responses to Pentingnya pembentukan ULP (Unit Layanan Pengadaan)

  1. Marhaban says:

    Pembentukan Unit Layanan Pengadaan saat ini diatur didalam Peraturan Kepala LKPP Nomor 02 tahun 2009 sebagai acuan K/L/D/I dalam membentuk ULP pengadaan barang dan jasa pemerintah.

    Pembentukan ULP dan LPSE, sebagaimana tertuang di dalam Perpres 54/2010 selayaknya didukung demi pelaksanaan Inpres nomor 17 tahun 2011. Untuk ULP saya punya masukan :

    Menurut saya Perka tersebut tidak relevan lagi untuk saat ini karena :
    1. Acuan masih menggunakan Kepres 80 tahun 2003.
    2. Adanya tugas dan kewenangan yang bertentangan dengan Perpres 54/2010 diantaranya :
    - ULP dalam hal ini Pokja hanya mengusulkan pemenang kepada PPK, sementara di Perpres, yg menetapkan pemenang adalah ULP.
    - ULP, dalam hal ini sekretariat menerima dan mengkoordinasikan pengaduan dan sanggahan yang disampaikan oleh masyarakat, sementara di Perpres ULP menjawab sanggahan dan APIP menerima pengaduan.
    3. Dan lain sebagainya.

    Saya juga memiliki Rancangan Revisi pedoman Pembentukan ULP tahun 2010, entah saya jugalupa dapatnya darimana yang pasti ber-kop LKPP namun saya belum mengetahui rancangan tersebut sudah di Perka-kan atau belum.

    Demi mencegah multitafsir, mohon masukan dan sarannya.

  2. heldi says:

    Ya LKPP nampaknya masih tertinggal dalam hal ini… kita tunggu perka lkpp tentang ulp yang baru…

  3. kiagus ahmad h.effendy says:

    sepertinya ulp harus mempersiapkan diri untuk menerima anggota baru, karena banyak unit yang terkait dalam pengaturan tupoksi di masing masing pokja ulp yang harus segera diisi dengan tenaga tenaga yang profesional dan sdm yang tepat sasaran dan mumpuni.

  4. chwilówka says:

    Hi, the whole thing is going sound here and ofcouurse every one is sharing facts,
    that’s in fadt fine, keep up writing.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *

* Copy This Password *

* Type Or Paste Password Here *

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <strike> <strong>